eSocial – Publica Nota Orientativa que trata do procedimento de alteração de CPF do trabalhador

Foi publicada no portal do eSocial hoje, dia 14.11.2018, a Nota Orientativa n° 12/2018, a qual orienta sobre o procedimento de alteração de CPF do trabalhador.

Segundo a Nota Orientativa, em situações raras e excepcionais o número de CPF de uma pessoa pode ser alterado pela Receita Federal do Brasil. O CPF, contudo, é utilizado pelo eSocial como o principal identificador do trabalhador e com base nele são aplicadas inúmeras regras e validações, portanto, qualquer solução para a situação de fato - alteração de CPF - tem que levar em consideração que: o CPF é chave, e é necessária a vinculação entre o CPF antigo e o novo. Por isto, apesar de tratar-se de um dado pessoal do trabalhador, essa alteração não pode ser feita através de um evento S-2205 – Alteração de dados Cadastrais.

Sendo assim, para evitar que o empregador tenha que excluir e reenviar com o novo CPF todos os eventos do empregado/Trabalhador sem vínculo empregatício, foi criado um procedimento especial para tratar esses casos excepcionais de alteração de número de CPF, baseado no envio de um evento de S-2299 – Desligamento, seguido de um novo evento de S-2200 – Admissão, nos moldes do procedimento já utilizado para o empregado que é transferido entre empresas de um mesmo grupo econômico ou no caso de sucessão de empregadores.

Nesse sentido, uma empresa que transfere um empregado de uma empresa para outra do mesmo grupo econômico, deve enviar ao eSocial um evento S-2299 com motivo 11 – “Transferência de empregado para empresa do mesmo grupo empresarial (...)” e, em seguida, deve enviar o evento S-2200 na empresa que está recebendo o trabalhador, com o campo {tpAdmissao} igual a 2 – “Transferência de empresa do mesmo grupo econômico”, mantendo a data da admissão inicial e informando a data da transferência.

Nessa situação, o contrato de trabalho não sofre qualquer alteração, afinal, as empresas que formam um grupo econômico são consideradas um empregador único e o que ocorre no sistema é apenas a alteração do número de identificação do empregador.

A mesma lógica foi aplicada para a mudança do número de identificação do trabalhador, ou seja, quando o CPF de um trabalhador é alterado, o empregador que quiser evitar o trabalho de excluir todas as informações enviadas com o CPF antigo e reenviá-las com o novo CPF, deve executar procedimento análogo ao da transferência de empregados entre empresas, ou seja, deve executar os passos a seguir:

- enviar evento de S-2299 – Desligamento com o motivo 36 – “Mudança de CPF”, indicando no campo {novoCPF} o novo número de inscrição do empregado; e

- em seguida, deve enviar evento S-2200 – Admissão, com o campo {tpAdmissao} preenchido com o valor 6 – “Mudança de CPF”, mantendo a data de admissão original do trabalhador. Deve, ainda, preencher o grupo {mudancaCPF} com os números de CPF e matrícula anteriores e com a data em que houve a alteração. O eSocial não permite que uma matrícula seja reaproveitada, portanto, quando o CPF é alterado, nova matrícula deve ser atribuída ao trabalhador.

Do mesmo modo como ocorre na transferência de empregados, apesar de existir um novo evento de admissão (S-2200), o vínculo contratual do trabalhador não é alterado, sendo considerado desde a data de admissão original e transpassando a data de transferência ou mudança de CPF.

Outrossim, caso haja uma alteração contratual, por exemplo, com data de efeito anterior à data de mudança de CPF, o sistema recepcionará normalmente o evento, desde que essa data de efeito seja posterior a sua admissão. Bem como qualquer informação de pagamento retroativo, informada no grupo {remunPerAnt}, pode indicar período de referência {perRef} anterior a mudança de CPF, desde que a competência seja igual ou posterior a sua admissão.

Convém ressaltar que os eventos extemporâneos referentes ao período anterior à mudança de CPF devem ser enviados com o CPF antigo do trabalhador.

Ademais, frise-se que, como o vínculo/contrato não sofre alteração com a mudança do CPF, todas as informações cadastrais e contratuais do novo evento S-2200 devem ser idênticas àquelas vigentes no contrato anterior, exceto a matrícula. O sistema realizará validações para garantir que a data de admissão e opção de FGTS, que a categoria do trabalhador e que o tipo de regime de trabalho e de previdência sejam mantidos idênticos. O sistema também realizará validação para garantir que o evento de admissão por mudança de CPF seja enviado no dia imediatamente seguinte ao evento de desligamento pelo mesmo motivo.

O mesmo procedimento descrito nesta nota também se aplica para Trabalhador sem vínculo empregatício nos eventos S-2300 e S-2399. O evento S-2399 deve ser enviado com o campo {mtvDesligTSV} igual a 7 – “Mudança de CPF” e a informação do novo CPF preenchida no grupo {mudancaCPF}. O novo evento S-2300 deve ser enviado no dia imediatamente seguinte com o grupo {mudancaCPF} preenchido, desta vez com os dados do CPF anterior. Os seguintes campos do novo evento S-2300 devem ser idênticos aos existentes no RET: {codCateg}, {dtInicio}, {dtOpcFGTS} e todos dos grupos {infoDirigenteSindical} e {infoTrabCedido}.

Por fim, o procedimento descrito na referida nota técnica estará disponível a partir de 21.01.2019, com a entrada em produção da versão 2.5 do leiaute do eSocial.